Från kassettband till AI

Från kassettband till AI

Insamling av berättelser, anamneser och intervjuer har länge varit en del av vården. Länge handlade det om analoga medier – en diktafon med kassettband eller minikassett, en bordsmikrofon kopplad till bandspelare, penna och papper, och därefter minnesdiktafoner som sparade ljud som digitala filer. Transkriberingen skedde för hand: spola, pausa, skriva, spola tillbaka, skriva om. Det var tidskrävande och felskrivningar var vanliga, men metoden var enkel att förstå – bandet låg i en låda och bara den som hade nyckeln kunde lyssna.

I takt med att ljudet blev digitalt följde också en bredare teknisk utveckling. Smarta telefoner och molnbaserade tjänster gjorde det enklare att spela in, men samtidigt svårare att veta var filen faktiskt hamnade. Idag har taligenkänningstekniken tagit ett stort steg med AI-modeller som Whisper, och verktygen i Teams och Copilot kan producera text nästan i realtid. Möjligheterna är större, men det ställer också högre krav på medvetenhet om var ljud och text behandlas, vem som får ta del av dem och hur länge de sparas.

Den här guiden utgår från det praktiska arbetet i vården och från studenter som gör intervjuer i examens- eller forskningsarbete. Den börjar med att avgöra vilken säkerhetsnivå som gäller, går igenom utrustning och arbetsflöden för Whisper, Teams Copilot och ChatGPT, och avslutar med granskning, patientsäkerhet och en checklista.

Börja med att välja rätt säkerhetsnivå

Samma teknik kan användas i både vården och utbildningen, men kraven på utrustning, konto och lagring skiljer sig. Det som avgör är alltid vilken av situationerna nedan som gäller innan du börjar spela in.

Förbered inspelningen

1. 1Informera alla deltagare om syftet, hur materialet ska användas och när det raderas.
2. 2Stäng fönster, fläktar och aviseringar. Gör en provinspelning på 20 sekunder och lyssna med hörlurar.
3. 3Använd ett neutralt filnamn med datum och löpnummer – aldrig namn, personnummer eller diagnos.
4. 4Förvara originalfilen på den plats som arbetsgivaren eller lärosätet har anvisat.

Samarbetet mellan vårdpersonal och sekreterare – innan TIK/DMO

Vårdpersonalen dikterar journalanteckningen och lämnar administrativa uppgifter i diktatet. Som medicinsk sekreterare plockar du upp ljudfilen, skriver det som har dikterats och utför efterkommande administration kring patientens vård.

Sekreterarens arbetsflöde

1. 1Öppna journalanteckningen där vårdpersonalen har dikterat en ljudfil som ligger i Medspeech.
2. 2Skriv journalanteckningen, brevet eller intyget i enlighet med det som dikterats. Korrigera eventuella grammatiska vurpor.
3. 3Lägg på diagnos- och åtgärdskoder i enlighet med det som dikteras eller stämmer in på anteckningen. Olika regioner har olika arbetssätt kring detta; exempelvis används inte åtgärdskoder överallt.
4. 4Hantera eventuell efterföljande administration, såsom att boka in nästa besök, faxa eller posta anteckningen vidare, kontakta patienten med information kring vidare planering, sätta upp på väntelista, beställa prover och informera i andra digitala verktyg.
5. 5På vissa arbetsplatser där vårdpersonalen skriver journalerna själva kan det komma diktat med instruktioner om vad som ska administreras i efterhand, exempelvis uppgifterna ovan i punkt 4.

TIK – Taligenkänning och Dragon Medical One – diktera direkt i journalen

Dragon Medical One (DMO) är en molnbaserad taligenkänningslösning för klinisk dokumentation från Nuance/Microsoft. I Sverige distribueras och stöds den ofta av Omilon. Det är det verktyg som många medicinska sekreterare möter på arbetsplatsen idag – antingen för att diktera sina egna eller andras anteckningar eller för att hantera och granska text som andra har talat in. Det blir allt vanligare att även medicinska sekreterare faktiskt TIK:ar in det som någon annan dikterat in. Det spar tid, blir korrekt och vi spar på våra handleder och händer.

Praktiskt arbetsflöde

1. 1Logga in med ditt arbetskonto. Med tillägget Omilon Connect kan inloggningen ske automatiskt via e-tjänstekortet.
2. 2Öppna patientens journal och sätt markören i rätt fält eller mall.
3. 3Diktera texten i normal takt – TIK/DMO skriver direkt i fältet. Tala tydligt men inte överdrivet långsamt. Du kan även diktera i ett litet fönster och sedan överföra texten till det sökord du vill i journalen.
4. 4Använd röstkommandon för att korrigera, formatera eller byta fält, till exempel ”ny rad” eller ”nytt stycke”.
5. 5Granska texten i journalen innan den signeras. Kontrollera särskilt namn, doser och att TIK/DMO har uppfattat det som du vill få med.
6. 6TIK/DMO är molnbaserat, men ljud och text behandlas enligt det avtal som din region har med leverantören. Det finns därtill rutiner för hur man ska använda programvaran på din arbetsplats. Använd bara den TIK/DMO-miljö och det konto som arbetsgivaren har tillhandahållit.

Whisper och OpenAI – från ljudfil till text

Whisper är en taligenkänningsmodell från OpenAI som är bra på svenska. Den kan köras lokalt på en dator eller användas genom en molntjänst. Det är stor skillnad ur säkerhetssynpunkt: lokalt innebär att ljudfilen kan stanna på datorn, medan en molntjänst tar emot filen.

Praktiskt arbetsflöde

1. 1Överför ljudfilen till den godkända datorn eller öppna den licensierade tjänsten i ditt arbets- eller studentkonto.
2. 2Välj svenska som språk om tjänsten erbjuder språkval. Det minskar risken för feltolkade namn och fackord.
3. 3Be om en ordagrann transkribering. Lägg till tidsstämplar med jämna mellanrum om du behöver kontrollera citat mot ljudet.
4. 4Om flera personer hörs: ange neutrala talarnamn som Intervjuare och Deltagare. Kontrollera manuellt att talarna inte förväxlats.
5. 5Läs texten samtidigt som du spelar upp ljudet. Rätta facktermer, namn, siffror och negationer innan texten används.
6. 6Flytta den färdiga texten till rätt lagringsplats och radera uppladdningar och tillfälliga kopior enligt planen.

Microsoft Teams – spela in och transkribera ett möte

Teams passar när intervjun eller mötet redan sker digitalt. Funktionerna och menyernas namn kan skilja sig mellan organisationer och licenser.

1. 1Boka mötet med arbetsgivarens eller lärosätets Microsoft-konto och informera deltagarna i förväg.
2. 2Öppna Mer under mötet och välj Spela in och transkribera. Starta helst bara transkribering om du inte behöver en videoinspelning.
3. 3Välj svenska som talat språk och kontrollera efter en minut att rätt personer och ord fångas upp.
4. 4Stoppa transkriberingen när intervjun är slut. Öppna mötets Sammanfattning eller Recap för att läsa resultatet.
5. 5Hämta eller kopiera transkriptet endast till den godkända lagringsplatsen. Kontrollera åtkomsten i OneDrive eller SharePoint.
6. 6Rätta texten mot mötet och radera inspelning eller transkript när det inte längre ska sparas.

Microsoft Copilot – bearbeta ett färdigt transkript

Copilot är främst ett verktyg för att hitta, strukturera och sammanfatta innehåll som redan har transkriberats. Använd bara Copilot i den arbets- eller studentmiljö där licensen och dataskyddet är godkända för materialet.

1. 1Öppna mötets Sammanfattning i Teams eller det godkända dokumentet i Word. Kontrollera att Copilot använder rätt transkript.
2. 2Börja med en avgränsad uppgift, till exempel att lista teman, beslut eller åtgärder med hänvisning till transkriptet.
3. 3Be Copilot skilja på direkta citat, sammanfattningar och egna förslag. Kräv att osäkerheter markeras.
4. 4Kontrollera varje uppgift mot originaltranskriptet och vid behov mot ljudet. Kopiera inte svaret direkt till journal eller examensarbete.
5. 5Spara den granskade versionen på rätt plats och ta bort onödiga utkast eller delningar.

ChatGPT – bearbeta och sammanfatta transkript

ChatGPT fungerar på samma sätt som Copilot när ett transkript redan finns: det bearbetar, strukturerar och sammanfattar text. Skillnaden är var data hamnar. I vården används ChatGPT bara om arbetsgivaren har en licensierad företagslösning (ChatGPT Enterprise, Team eller via API med tecknat personuppgiftsbiträdesavtal) och har godkänt tjänsten. Vid studie- eller examensarbete används ett köpt konto där träning på dina data är avstängd – aldrig ett gratiskonto med patient- eller intervjumaterial.

1. 1Kontrollera licens och inställningar: företags- eller studentkonto, träning på data avstängd, känd lagringsplats.
2. 2Avidentifiera transkriptet innan du klistrar in det: ta bort namn, personnummer, orter och andra uppgifter som kan peka ut en person.
3. 3Ge tydliga instruktioner: språk (svenska), format (punktlista, sammanfattning, teman) och krav på att inget läggs till som inte står i texten.
4. 4Arbeta i avgränsade steg och i långa transkript stycke för stycke, så att modellen inte tappar detaljer.
5. 5Kontrollera varje påstående mot originaltranskriptet och vid behov mot ljudet innan texten används.
6. 6Ta bort chatten när arbetet är klart och spara endast den granskade versionen på godkänd plats.

Granska innan texten används

Ett AI-transkript eller en TIK/DMO-text kan se övertygande ut även när en viktig detalj är fel. Lyssna därför på originalet och kontrollera särskilt:

• person- och läkemedelsnamn
• doser, datum och andra siffror
• höger och vänster
• ord som inte, ingen och utan
• vem som sade vad
• dialekt, förkortningar och facktermer

I vården är transkriptet ett arbetsunderlag, aldrig en färdig journalanteckning. Den som granskar och signerar ansvarar för att uppgifterna är korrekta. I ett examensarbete ska citat alltid jämföras med ljudet innan de används.

Patientsäkerhet, GDPR och patientdatalagen

• Rättslig grund och information: följ vårdgivarens beslut och rutiner. Vid studier ska deltagarna få tydlig information och samtycke hanteras enligt studiens och lärosätets krav.
• Dataminimering: spela bara in det som behövs. Undvik identifierande uppgifter i filnamn, instruktioner och arbetskopior.
• Avtal och lagringsplats: kontrollera vem som behandlar materialet, i vilket land det lagras och vilka inställningar som styr lagring och modellträning.
• Åtkomst: begränsa delning till de personer som behöver materialet för vården eller studien. Kontrollera delningslänkar och behörigheter.
• Gallring: bestäm före inspelningen när ljud, transkript och mellankopior ska raderas och vem som ansvarar för det.
• Ansvar: AI-verktyget tar inget ansvar för innehållet. Människan som använder texten måste kontrollera att den är korrekt och lämplig.

Detta är en allmän vägledning, inte juridisk rådgivning. Arbetsgivarens, lärosätets och den aktuella studiens regler gäller alltid först.

Checklista innan du trycker på spela in

• Jag vet om vårdens regler eller studiens regler gäller.
• Utrustningen, kontot och tjänsten är tillåtna för materialet.
• Jag vet var ljud och text behandlas och lagras.
• Deltagarna har fått rätt information och eventuellt samtycke är ordnat.
• Jag har gjort en kort provinspelning och kontrollerat ljudet.
• Jag har en plan för manuell granskning.
• Jag vet när original, transkript och mellankopior ska raderas.